PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

La organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. Organización es esencialmente la función administrativa que establece el rol formal que jugará la gente en la organización. También es determinar las reglas bajo las cuales esa gente interactuará.

El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano. Se trata, entonces de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo. Los papeles establecidos deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. También tiene como propósito ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.

El fin de la organización es la división del trabajo entre los individuos, cuyos esfuerzos tienen que ser coordinados.

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales.

Los organigramas: un organigrama es la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna  de una institución o empresa. Esté permite  conocer  la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución.

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El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal  sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

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Principio de la unidad de objetivos: La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organizacional. Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

 ORGANIZACIÓN

La organización responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se define como “la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.

Etapas de la Organización:

  • Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
  • Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
  • Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser desempeñada por una persona.

Principios de la Organización:

  • Principio de la Especialización: Se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza cuando se desarrolla una actividad limitada y concreta.
  • Principio de la unidad de mando: “para cada función debe existir un solo jefe.” Principio fundamental para lograr el orden y la eficiencia dentro de la organización.
  • Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: “debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.” A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
  • Principio del equilibrio de dirección-control: “a cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.”

La organización formal: la organización formal es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada, la organización formal debe ser flexible; debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones más formales.

La organización informal: la organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.

 ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

Para que la organización constituya un proceso se necesitan de varios elementos:

  1. En primer lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos.
  2. En segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la dirección de una empresa.
  3. En tercer lugar, la estructura de una organización debe responder a las condiciones en la que se encuentran. Las premisas de una estructura organizacional puede ser de orden político, tecnológico, social, económico y ético.
  4. En cuarto lugar, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

El proceso de organización consta de los siguientes seis (6) pasos:

  • Establecimiento de los objetivos de la empresa.
  • Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.
  • Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.
  • Agrupación de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.
  • Delegación al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.
  • Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones autoridad y flujo de información.

Fuentes electrónicas de consulta

Mojica, inicial (12-Agosto- 2011), LA ORGANIZACIÓN, recuperado de http://administrando-te.worpress/  fecha 29 de abril de 2014.

Guzmán, inicial (12-Febrero-2013) Proceso administrativo, recuperado de http://temasselectosdeturismo.blogspot.mx/ fecha 29 de abril de 2014


Last modified: Wednesday, 2 October 2019, 7:57 PM